Drei Lieferantenangebote liegen vor, doch Preise, Leistungsumfang und Ausschlüsse stehen an unterschiedlichen Stellen und sind nicht unmittelbar vergleichbar. Ihr Einkaufsteam soll mit KI eine Entscheidungsmatrix vorbereiten, ohne ungeprüfte Angaben zur Entscheidungsgrundlage zu machen. Eine KI Schulung Unternehmen ist für diesen Fall dann nützlich, wenn die Teilnehmenden sowohl den Matrixentwurf als auch seine Prüfung an den Originalangeboten üben. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie dafür eine Einkaufsübung aufbauen und das Ergebnis bewerten.
Schritt 1: Übungsfall und Prüfmaßstab festlegen
Beginnen Sie mit einem begrenzten Fall: Ein Einkaufsteam vergleicht drei Angebote für eine betriebliche Dienstleistung. Das ist ein Übungsbeispiel, kein Kundenprojekt. Stellen Sie die Angebotsdokumente und die Anforderungen bereit, gegen die der Einkauf vergleichen soll. Fehlen Anforderungen oder sind sie strittig, werden diese Punkte zuerst geklärt – die KI soll keine Bewertungskriterien erfinden.
Für eine KI Inhouse Schulung ist wichtig, wer später mit dem Ergebnis arbeitet: Mitarbeitende erstellen und prüfen die Matrix; die Einkaufsleitung legt fest, welche Kriterien für die Entscheidung maßgeblich sind und wer sie freigibt. Eine Einordnung, wann eine Schulung nach Rollen sinnvoll ist, hilft bei der Zusammensetzung der Gruppe.
- Unterlagen: Nutzen Sie Angebotsstände, die eindeutig einem Lieferanten zugeordnet sind, einschließlich Anlagen und Preisblättern.
- Vergleichsbasis: Halten Sie fest, welche Leistungen benötigt werden und welche Preisbestandteile für den Vergleich relevant sind.
- Umgang mit Dokumenten: Klären Sie vor der Übung intern, welche Inhalte in das freigegebene KI-Werkzeug eingegeben werden dürfen. Falls dafür Unterstützung benötigt wird, ist KI & Datenschutz im Team ein eigener Themenbereich.
Ein brauchbares Lernziel lautet: Jede entscheidungsrelevante Aussage in der Matrix lässt sich einem konkreten Angebotsdokument zuordnen oder wird ausdrücklich als ungeklärt markiert. Ob ein Workshop mit eigenen Unterlagen oder zunächst mit vorbereiteten Übungsdokumenten stattfindet, entscheiden Sie anhand der internen Freigaben.
Schritt 2: Aus den Angeboten einen vergleichbaren Matrixentwurf erstellen
Die Teilnehmenden lassen das freigegebene KI-Werkzeug zunächst Informationen aus den Angeboten in eine einheitliche Struktur übertragen. Der Arbeitsauftrag sollte vorgeben, nur Angaben aus den bereitgestellten Dokumenten zu verwenden, Unklarheiten sichtbar zu lassen und für jeden Eintrag eine Fundstelle zu notieren. Die KI erstellt damit einen Entwurf, keine fertige Lieferantenentscheidung.
Für die Übung reichen wenige Spalten, die eine reale Entscheidung unterstützen: Kriterium, Angabe je Anbieter, Fundstelle, Prüfstatus und offene Frage. Die Kriterien können beispielsweise Preisbasis, enthaltene Leistungen, Ausschlüsse und Bedingungen für zusätzliche Leistungen umfassen – sofern diese Punkte für Ihren Einkauf relevant sind. Weitere KI-Anwendungsfälle können Anregungen geben; die Kriterien dieser Übung müssen jedoch aus Ihrem konkreten Beschaffungsfall kommen.
- Preis: Tragen Sie die im Angebot genannte Preisbasis ein, statt unterschiedlich abgegrenzte Beträge direkt gegenüberzustellen.
- Leistungsumfang: Notieren Sie, welche geforderten Leistungen ausdrücklich enthalten sind und welche Angaben offenbleiben.
- Ausschlüsse: Erfassen Sie ausgeschlossene Leistungen und Bedingungen als eigene Prüfpunkte, nicht als Randnotiz.
- Fundstelle: Verweisen Sie auf das jeweilige Dokument und die Stelle, an der sich die Angabe nachlesen lässt.
Zeigt ein Angebot eine Leistung nicht eindeutig, gehört in die Matrix „unklar“ und eine Rückfrage an den Anbieter – keine Vermutung. So entsteht ein Arbeitsmittel, mit dem der Einkauf gezielt nachprüfen und nachfragen kann.
Schritt 3: Matrix am Original prüfen und Schulungserfolg bewerten
Die eigentliche Einkaufsübung beginnt nach dem ersten Entwurf. Lassen Sie die Teilnehmenden die Zeilen zwischen den drei Angeboten aufteilen und jede Preis-, Leistungs- und Ausschlussangabe am Originaldokument kontrollieren. Geprüfte Angaben bleiben stehen; Fehler werden korrigiert, Widersprüche und fehlende Informationen werden als offene Fragen dokumentiert. Eine zweite Person sollte besonders die Punkte gegenlesen, die die Entscheidung verändern könnten.
- Preisprüfung: Stimmen Betrag und Preisbasis mit dem Original überein? Sind zusätzliche Preisbestandteile gesondert ausgewiesen?
- Leistungsprüfung: Belegt die Fundstelle tatsächlich die behauptete Leistung – oder beschreibt sie nur eine Option?
- Ausschlussprüfung: Sind Einschränkungen aus Angebot und Anlagen in der Matrix erkennbar?
- Ergebnisprüfung: Kann das Team korrigierte Einträge begründen und verbleibende Rückfragen benennen, bevor eine Entscheidung vorbereitet wird?
Als Arbeitsergebnis eines KI Workshops Unternehmen eignet sich eine geprüfte Matrix mit Fundstellen, Korrekturen und einer Liste offener Lieferantenfragen. Sie zeigt, ob Mitarbeitende KI-Ausgaben kritisch verwenden können. Eine Rangfolge ist dagegen nur sinnvoll, wenn Kriterien und Gewichtung vorher fachlich festgelegt wurden; die Freigabe der Einkaufsentscheidung bleibt beim Unternehmen.
Eine praxisnahe KI-Schulung kann mit den eigenen Tools und Aufgaben des Unternehmens, Ergebnisprüfung und Datenschutzthemen gestaltet werden. Für die Formatwahl sind Umfang und Gruppengröße entscheidend: Angeboten werden eine Impuls-Session mit 2 Stunden, ein Halbtages-Workshop mit 4 Stunden und ein Ganztages-Workshop mit 8 Stunden. Bei stundenbasierten KI-Workshops gelten bis zu 15 Teilnehmende pro Gruppe sowie 110 € pro Stunde netto zuzüglich 2 Stunden pauschaler Vorbereitung und Anpassung. Der Inhouse-KI-Praxisworkshop umfasst 4 Stunden für bis zu 8 Teilnehmende zum Festpreis von 790 € netto, einschließlich Vorbereitung, Prompt-Vorlagen und Schulungsmaterial. Alle Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer. Klären Sie bei der Anfrage, welches Format zu Dokumenten, Lernzielen und Gruppe passt. Wenn Sie stattdessen Schulungsanbieter auswählen möchten, behandelt der Beitrag Schulungsangebote vergleichen diese andere Kaufentscheidung.
Stolperfallen, die Sie vermeiden sollten
- Unterschiedliche Preisbasen gleichsetzen: Ein Betrag ist erst vergleichbar, wenn klar ist, welche Leistungen und Bedingungen er umfasst.
- Fehlende Angaben ergänzen lassen: Was nicht im Angebot steht, bleibt offen und wird beim Anbieter nachgefragt.
- Ausschlüsse überlesen: Prüfen Sie auch Anlagen und ergänzende Bedingungen, bevor Sie „enthalten“ markieren.
- Fundstellen weglassen: Ohne Bezug zum Original lässt sich ein Matrixeintrag später kaum zuverlässig kontrollieren.
- Matrix mit Entscheidung verwechseln: Der geprüfte Vergleich unterstützt den Einkauf; Gewichtung und Freigabe erfolgen durch die zuständigen Personen.
Häufige Fragen
Benötigt das Team echte Lieferantenangebote für die Übung?
Nein. Vorbereitete Übungsdokumente können den Ablauf vermitteln. Eigene Angebote machen die Übung näher am Arbeitsalltag, sofern ihre Nutzung im gewählten Werkzeug intern freigegeben ist.
Woran erkennen wir, ob die Schulung erfolgreich war?
Prüfen Sie, ob die Teilnehmenden Preis, Leistungsumfang und Ausschlüsse mit Fundstellen belegen, Fehler im KI-Entwurf korrigieren und offene Fragen klar von bestätigten Angaben trennen können.
Welches Workshop-Format passt zu diesem Fall?
Das hängt davon ab, ob Sie nur den Ablauf kennenlernen oder die Matrix mit Ihrem Team erstellen und prüfen möchten. Nennen Sie bei der Anfrage Zahl der Teilnehmenden, verfügbare Dokumente und gewünschtes Arbeitsergebnis, damit das Format eingegrenzt werden kann.
Fazit
Eine Einkaufsübung mit KI ist dann hilfreich, wenn sie über das Erstellen einer Tabelle hinausgeht: Das Team braucht einen vergleichbaren Entwurf, überprüfbare Fundstellen und eine klare Liste offener Fragen. Welche Formate für Ihre Gruppe infrage kommen, sehen Sie auf der Seite zu KI-Workshops und Schulungen. Wenn Sie die Prüfung von Lieferantenangeboten mit Ihrem Team üben möchten, fragen Sie einen Team-Workshop an.
Beschreiben Sie Ihre Angebotsunterlagen, die Größe Ihres Einkaufsteams und das gewünschte Prüfergebnis. So lässt sich ein passendes Workshop-Format besprechen. Team-Workshop anfragen
