Mehrere Teams sollen regelmäßig mit freigegebenen KI-Werkzeugen arbeiten, doch nach dem ersten Workshop ändern sich Tools, Aufgaben und interne Vorgaben. Die Personalentwicklung muss entscheiden, ob sie externe Schulungen wiederholt einkauft oder eigene Multiplikator:innen aufbaut. Für eine KI-Schulung im Unternehmen zählt deshalb nicht nur der Preis eines Termins, sondern auch, wer Inhalte aktuell hält und vergleichbare Lernergebnisse sicherstellt. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie beide Modelle anhand Ihrer Aufgaben, Zuständigkeiten und Kosten abwägen.
Die kurze Antwort: Interne Multiplikator:innen passen besonders dann, wenn viele ähnliche Schulungen anstehen und Sie dauerhaft Zeit für fachliche Pflege, Durchführung und Qualitätssicherung bereitstellen können. Externe Workshops sind naheliegend, wenn dieser Aufwand intern nicht verlässlich abgedeckt ist oder zunächst ein gemeinsamer Lernstandard entstehen soll. Oft ist eine Kombination sinnvoll: extern entwickelte Übung und Ergebnisprüfung, intern wiederholt durchgeführt – mit klar geregelter Aktualisierung.
Schritt 1: Wiederholung und Änderungsdruck erfassen
Beginnen Sie nicht mit der Frage, wer unterrichten soll. Erfassen Sie zuerst, welche Teams welche Aufgaben mit welchen freigegebenen Werkzeugen üben sollen und wodurch sich diese Aufgaben ändern können. Für einen KI Workshop im Unternehmen macht es einen Unterschied, ob alle Gruppen dieselbe Übung bearbeiten oder ob Vertrieb, Service und Verwaltung jeweils andere Ergebnisse prüfen müssen. Wie Sie den Teilnehmerkreis eingrenzen, erläutert der Beitrag zur KI-Schulung nach Rollen.
- Aufgabenbeispiele: Halten Sie pro Zielgruppe eine typische Arbeitssituation, geeignete Übungsdaten und das erwartete Arbeitsergebnis fest.
- Änderungsauslöser: Notieren Sie, wer eine Übung überprüft, wenn sich freigegebene Tools, Arbeitsabläufe oder interne Vorgaben ändern.
- Wiederholung: Planen Sie, welche Gruppen neu geschult werden und ob bei Wiederholungen dieselben Lernziele gelten.
- Verfügbarkeit: Prüfen Sie, ob interne Fachleute neben ihren eigentlichen Aufgaben Zeit für Vorbereitung, Schulung und Rückfragen haben.
Fehlen geeignete Übungsfälle, sollten Sie diese vor der Beschaffungsentscheidung eingrenzen. Die Übersicht zu KI-Anwendungsfällen kann helfen, passende betriebliche Aufgaben zu identifizieren; daraus folgt noch kein Schulungskonzept.
Schritt 2: Lernqualität und Zuständigkeiten festlegen
Einheitliche Lernqualität entsteht nicht dadurch, dass alle dieselben Folien sehen. Legen Sie für jede Aufgabe ein beobachtbares Lernziel fest: Was sollen Mitarbeitende selbst ausführen, welche Fehler sollen sie erkennen und wann muss ein Mensch das Ergebnis prüfen? Bei Besprechungsnotizen könnte die Übung etwa darin bestehen, eine Aufgabenliste zu erzeugen und anschließend Zuständigkeiten, Fristen und unbelegte Ergänzungen am Ausgangstext zu kontrollieren. Der Beitrag zu geprüften Aufgabenlisten aus Besprechungsnotizen vertieft dieses Beispiel.
Nutzen Sie für jede Durchführung dieselben freigegebenen Übungsdaten, Prüffragen und Kriterien für ein ausreichendes Ergebnis. Dokumentieren Sie zudem, wo Teilnehmende häufig scheitern. So können sowohl externe Trainer:innen als auch interne Multiplikator:innen die Übung gezielt verbessern, statt nur die Teilnahme zu erfassen.
- Internes Modell: Benennen Sie fachlich Verantwortliche für Tool- und Aufgabenänderungen, eine Person für die Pflege der Unterlagen sowie Vertretungen für die Durchführung.
- Externes Modell: Vereinbaren Sie, wer Unternehmensbeispiele freigibt, wer Änderungen meldet und welche überarbeiteten Unterlagen Sie für weitere Termine erhalten.
- Kombiniertes Modell: Regeln Sie die Übergabe von Übungsfällen, Prüfkriterien und Materialien sowie den Anlass für eine erneute externe Aktualisierung.
Prüfen Sie vor Übungen mit eigenen Inhalten, welche Werkzeuge und Daten intern freigegeben sind. Schulung und eine gesonderte Prüfung von KI und Datenschutz im Team sollten dabei nicht stillschweigend als dieselbe Leistung eingeplant werden.
Hinweis: Welche Übungsdaten und KI-Werkzeuge zulässig sind, muss für den konkreten Einsatz fachlich und rechtlich geprüft werden (Stand: Mai 2026). Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts-/Steuerberatung und gibt keine Konformitätsgarantie.
Schritt 3: Interne und externe Kosten vergleichen
Vergleichen Sie nicht allein die Rechnung für einen Workshop mit den Stunden einer internen Lehrperson. Zur KI-Schulung für Mitarbeiter gehören auch die Entwicklung von Übungen, Abstimmungen mit Fachbereichen und IT, Aktualisierungen, Durchführung, Ergebnisprüfung und Vertretung. Erfassen Sie diese Aufwände über den geplanten Wiederholungszeitraum für beide Modelle. Wenn interne Stunden oder die Zahl der künftigen Gruppen noch unklar sind, weisen Sie diese Größen im Vergleich offen als Annahmen aus.
Als Orientierung für einen einzeln beauftragten Termin: Die freigegebenen KI-Workshops kosten 110 € pro Stunde netto zuzüglich einer pauschalen Vorbereitung und Anpassung von zwei Stunden. Unter der Annahme eines vierstündigen Workshops ergibt das 4 × 110 € plus 2 × 110 € = 660 € netto, für bis zu 15 Teilnehmende pro Gruppe. Daneben gibt es einen vierstündigen Inhouse-KI-Praxisworkshop für 790 € netto mit bis zu acht Teilnehmenden; Vorbereitung, Prompt-Vorlagen und Schulungsmaterial sind enthalten. Alle genannten Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher MwSt. Die Formate sind wegen Gruppengröße und Leistungsumfang nicht allein anhand des Endpreises vergleichbar.
Für wiederkehrende Termine sollten Sie zusätzlich klären, welche Anpassungen und Unterlagen im jeweiligen Angebot enthalten sind und wie eine spätere Aktualisierung vereinbart wird. Der Artikel zum Vergleich von KI-Schulungsangeboten behandelt diese Angebotsprüfung im Detail. Für den Modellvergleich hier ist entscheidend, welcher Aufwand nach dem ersten Termin bei Ihrem Unternehmen verbleibt – unabhängig davon, wer die erste Schulung hält.
Schritt 4: Pilotieren und Betriebsmodell wählen
Testen Sie das bevorzugte Modell mit einer abgegrenzten Aufgabe und einer Zielgruppe, bevor Sie weitere Teams einplanen. Geben Sie intern oder extern denselben Auftrag: Lernziel, zugelassene Werkzeuge, Übungsfall, Prüfkriterien und benötigte Unterlagen. Lassen Sie nach der Durchführung festhalten, welche Ergebnisse die Teilnehmenden selbst prüfen konnten und an welchen Stellen die Übung oder Anleitung geändert werden muss.
- Durchführbarkeit: Konnte die verantwortliche Person den Termin samt Vorbereitung und Nacharbeit zuverlässig leisten?
- Ergebnisqualität: Zeigen die Übungsergebnisse anhand derselben Kriterien, ob das Lernziel erreicht wurde?
- Pflegefähigkeit: Ist benannt, wer bei einer Änderung Fall, Unterlagen und Prüfkriterien überarbeitet?
- Übertragbarkeit: Kann eine weitere Gruppe mit den Unterlagen geschult werden, ohne die Übung neu zu entwerfen?
Entscheiden Sie danach nicht nur über den nächsten Termin, sondern über die Zuständigkeit für weitere Termine. Wählen Sie intern, wenn Durchführung und Pflege personell abgesichert sind; extern, wenn Sie diese Aufgaben nicht dauerhaft übernehmen können. Ein kombiniertes Modell passt, wenn interne Personen die Wiederholung leisten, aber für neue Aufgaben oder größere Änderungen Unterstützung benötigen. Klären Sie beim Vorgehen mit Remoteplatz, welcher Teil davon Gegenstand einer Schulungsanfrage sein soll.
Stolperfallen, die Sie vermeiden sollten
- Nur Trainerstunden zählen: Wer Pflege, Abstimmung und Ergebnisprüfung auslässt, unterschätzt den Aufwand des internen Modells.
- Teilnahme mit Können verwechseln: Eine Anwesenheitsliste zeigt nicht, ob Mitarbeitende KI-Ergebnisse für ihre Aufgabe zuverlässig prüfen.
- Unterschiedliche Übungen zulassen: Ohne gemeinsame Prüfkriterien sind Lernergebnisse zwischen Teams kaum vergleichbar.
- Änderungen niemandem zuordnen: Ohne benannte Verantwortung können Unterlagen auch bei regelmäßigen Schulungsterminen veralten.
- Formate nur nach Preis vergleichen: Gruppengröße, enthaltene Materialien und spätere Aktualisierungen beeinflussen die Kaufentscheidung.
Häufige Fragen
Ab wann lohnen sich interne Multiplikator:innen?
Eine feste Zahl von Terminen gibt es dafür nicht. Entscheidend ist, ob genügend ähnliche Wiederholungen anstehen und fachliche Pflege, Durchführung sowie Vertretung dauerhaft eingeplant werden können.
Muss die erste Schulung extern stattfinden?
Nein. Wenn intern geeignete Fachleute, freigegebene Übungsfälle und einheitliche Prüfkriterien vorhanden sind, können Sie intern starten. Ein externer Workshop kann helfen, diese Grundlagen gemeinsam zu erarbeiten oder den internen Ansatz im Pilot zu überprüfen.
Wie bleibt die Qualität bei mehreren Teams vergleichbar?
Nutzen Sie dieselben Lernziele, geeignete Übungsfälle und dokumentierte Prüfkriterien pro Zielgruppe. Prüfen Sie nach jedem Termin die Arbeitsergebnisse und halten Sie Änderungen an der Übung fest.
Fazit
Die Entscheidung zwischen externer Schulung und internen Multiplikator:innen hängt an zwei dauerhaften Aufgaben: Inhalte aktuell halten und Lernergebnisse einheitlich prüfen. Erfassen Sie deshalb zuerst Wiederholungen und Änderungsbedarf, testen Sie eine konkrete Übung und vergleichen Sie anschließend den gesamten Folgeaufwand. Wenn Sie dafür einen praxisnahen Start mit Ihren Tools und Aufgaben planen, finden Sie die Formate unter KI-Workshops und Schulungen; für einen passenden Team-Workshop fragen Sie uns mit Ihrer Aufgabe und Zielgruppe an.
Beschreiben Sie Ihre Zielgruppen, eine typische Aufgabe und die geplanten Wiederholungen. So lässt sich besprechen, welche Schulung Sie extern beauftragen und welche Aufgaben intern bleiben sollten. Team-Workshop anfragen
