Ihr Unternehmen möchte Mitarbeitende aus mehreren Abteilungen im Umgang mit KI schulen. Doch wenn alle gleichzeitig im Workshop sitzen, fehlen sie im Tagesgeschäft; bei mehreren Terminen steigt der Abstimmungsaufwand. Für eine KI-Schulung im Unternehmen ist deshalb nicht allein die Zahl der Teilnehmenden entscheidend, sondern auch, wer währenddessen Anfragen, Freigaben und Übergaben übernimmt. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie zwischen einem gemeinsamen Termin und mehreren Gruppen entscheiden.
Schritt 1: Betrieb und Teilnehmende abgleichen
Ein gemeinsamer Termin eignet sich, wenn die betroffenen Aufgaben während der Schulung warten können oder eine Vertretung feststeht. Mehrere Gruppen sind sinnvoller, wenn dieselben Teams den laufenden Betrieb absichern müssen. Prüfen Sie das für jede Funktion getrennt: Eine besetzte Serviceadresse hilft wenig, wenn die zuständige Person für Freigaben ebenfalls im Workshop ist.
Erstellen Sie für den geplanten Zeitraum eine kurze Übersicht: Welche Aufgaben müssen weiterlaufen, wer darf sie übernehmen und welche Personen dürfen nicht gleichzeitig fehlen? Berücksichtigen Sie dabei auch Führungskräfte oder Fachverantwortliche, deren Entscheidungen andere Abteilungen benötigen. Wenn sich keine belastbare Vertretung organisieren lässt, ist ein gemeinsamer Termin trotz einfacher Kalenderplanung die riskantere Wahl.
- Gemeinsamer Termin: Erleichtert einen einheitlichen Einstieg und den Austausch zwischen Abteilungen, setzt aber eine tragfähige Betriebsvertretung voraus.
- Mehrere Gruppen: Lassen Mitarbeitende zeitversetzt teilnehmen, erfordern jedoch mehr Terminabstimmung und eine konsistente Durchführung.
- Gruppengröße: Für die angebotenen KI-Workshops sind bei Stundenabrechnung bis zu 15 Teilnehmende pro Gruppe vorgesehen. Der Inhouse-KI-Praxisworkshop zum Festpreis umfasst bis zu 8 Teilnehmende.
Wenn Sie noch klären müssen, welche Tätigkeiten sich überhaupt als Übungsfälle eignen, können die KI-Anwendungsfälle als Ausgangspunkt für die interne Auswahl dienen.
Schritt 2: Lernziele und Aufgaben je Gruppe festlegen
Die Einteilung sollte nicht nur Dienstplänen folgen. Mitarbeitende aus unterschiedlichen Abteilungen können gemeinsam lernen, wenn sie dieselben Grundfragen bearbeiten sollen. Für vertiefte Übungen sind Gruppen nach Aufgaben oft hilfreicher: Eine Gruppe übt etwa, eine interne Besprechung anhand eines freigegebenen Beispiels zusammenzufassen; eine andere prüft Entwürfe für Antworten auf wiederkehrende Anfragen. Das sind mögliche Übungsaufgaben, keine Zusage, dass ein bestimmter Prozess anschließend automatisiert ist.
Formulieren Sie vor der Anfrage ein beobachtbares Lernziel: Was sollen Teilnehmende am Ende mit einem freigegebenen Tool und einer geeigneten Aufgabe selbst tun und woran wird das Ergebnis geprüft? Denkbar ist, dass sie einen Entwurf erstellen, Angaben mit der Vorlage abgleichen und benennen, wo eine menschliche Prüfung nötig bleibt. So lässt sich eine KI-Inhouse-Schulung mit eigenen Tools und Aufgaben konkreter beauftragen als mit dem Wunsch nach einem allgemeinen KI-Überblick.
Bei mehreren Gruppen brauchen Sie außerdem einen gemeinsamen Kern: dieselben Lernziele, dieselben Regeln für Übungsdaten und vergleichbare Kriterien für die Ergebnisprüfung. Abteilungsspezifische Beispiele können variieren. Klären Sie vorab, welche Tools und Materialien verwendet werden dürfen; für Fragen zum Umgang mit Unternehmensdaten ist die Leistung KI und Datenschutz im Team ein gesondertes Thema. Eine Schulung ersetzt weder die interne Freigabe von Tools noch eine rechtliche Prüfung.
Schritt 3: Aufwand und Ergebnisprüfung vereinbaren
Vergleichen Sie Angebote anhand desselben Umfangs. Zur Wahl stehen eine Impuls-Session mit 2 Stunden, ein Halbtages-Workshop mit 4 Stunden und ein Ganztages-Workshop mit 8 Stunden. Beim stundenweise abgerechneten KI-Workshop gelten 110 € pro Stunde netto zuzüglich einer Pauschale von 2 Stunden für Vorbereitung und Anpassung. Der Inhouse-KI-Praxisworkshop kostet 790 € netto als Festpreis für 4 Stunden mit bis zu 8 Teilnehmenden; Vorbereitung, Prompt-Vorlagen und Schulungsmaterial sind enthalten. Alle genannten Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer.
Ein einzelner 4-Stunden-Termin im Stundenmodell ergibt rechnerisch 660 € netto: 4 Workshop-Stunden plus 2 Stunden Vorbereitung zu je 110 €. Das ist eine Modellrechnung für einen Termin, kein Angebot für mehrere Gruppen. Lassen Sie sich bei gestaffelten Terminen bestätigen, wie viele Durchführungen und Vorbereitungsstunden berechnet werden, ob Inhalte angepasst werden und welches Format für jede Gruppe gilt. Der Festpreis und das Stundenmodell sind wegen ihrer unterschiedlichen enthaltenen Leistungen und Gruppengrenzen nicht allein anhand des Betrags vergleichbar. Die Preisübersicht kann Ihre Vorbereitung ergänzen; maßgeblich für die Entscheidung ist ein Angebot mit eindeutigem Umfang.
Vereinbaren Sie zugleich, wie die Ergebnisprüfung im Workshop aussieht: Bearbeiten Teilnehmende eine Aufgabe selbst, besprechen sie einen Entwurf anhand festgelegter Kriterien und halten sie offene Fragen fest? Fragen Sie, welche Materialien Sie anschließend erhalten und wer intern die Weitergabe an nicht teilnehmende Kolleginnen und Kollegen übernimmt. Für die Abstimmung von Zielen, Terminen und Zuständigkeiten bietet das beschriebene Vorgehen einen Anknüpfungspunkt.
Als Annahme für die Planung: Ein mittelständisches Unternehmen möchte drei Abteilungen schulen. Zuerst prüft es, ob während eines gemeinsamen Termins jede betriebsnotwendige Aufgabe vertreten ist. Ist das nicht möglich, teilt es die Mitarbeitenden zeitversetzt ein. Danach entscheidet es, ob alle Gruppen dieselbe Übung bearbeiten oder ob einzelne Aufgabenbeispiele angepasst werden müssen. Erst mit dieser Einteilung lassen sich Termine und Kosten sinnvoll anfragen.
Stolperfallen, die Sie vermeiden sollten
- Nur Köpfe zählen: Die Gruppengrenze sagt nichts darüber, ob gleichzeitig genügend Personen für den Betrieb verfügbar bleiben.
- Gruppen nur nach Kalender bilden: Ohne gemeinsame Lernziele und passende Aufgaben wird die Ergebnisprüfung schwer vergleichbar.
- Vorbereitung mehrfach voraussetzen: Ob und in welchem Umfang Anpassung bei weiteren Terminen anfällt, sollte im Angebot ausdrücklich stehen.
- Den Workshop mit Umsetzung verwechseln: Eine Schulung vermittelt und prüft den Umgang mit Aufgaben und Tools; sie ist kein Auftrag zur technischen Einführung eines KI-Systems.
- Übungsdaten ungeklärt lassen: Legen Sie intern fest, welche Beispiele und Tools für den Workshop freigegeben sind, bevor Materialien vorbereitet werden.
Häufige Fragen
Wann reicht ein gemeinsamer Termin?
Wenn die Teilnehmenden innerhalb der jeweiligen Formatgrenze liegen, die Lernziele zusammenpassen und alle notwendigen Aufgaben während des Termins vertreten oder verschoben werden können.
Sind mehrere Gruppen automatisch teurer?
Sie bedeuten weitere Durchführungen. Wie sich das auf den Gesamtpreis auswirkt, hängt vom vereinbarten Format sowie vom Umfang der Vorbereitung und Anpassung ab. Lassen Sie diese Positionen im Angebot getrennt ausweisen.
Woran erkennen wir, ob die Schulung ihr Ziel erreicht hat?
Legen Sie vorab eine passende Übungsaufgabe und Prüfkriterien fest. Am Ende sollte erkennbar sein, ob Teilnehmende die Aufgabe mit den freigegebenen Tools bearbeiten und ihr Ergebnis nachvollziehbar prüfen können.
Fazit
Wählen Sie einen gemeinsamen Termin, wenn Betriebsvertretung, Gruppengröße und Lernziele zusammenpassen. Staffeln Sie Gruppen, wenn Schlüsselaufgaben sonst unbesetzt bleiben oder unterschiedliche Übungen nötig sind. Beschreiben Sie beides in Ihrer Anfrage zur KI-Schulung für Unternehmen; wenn Sie Ihre Team- und Terminplanung besprechen möchten, fragen Sie einen Team-Workshop an.
Beschreiben Sie, welche Teams teilnehmen sollen und welche Aufgaben während der Schulung weiterlaufen müssen. So lässt sich ein gemeinsamer Termin mit gestaffelten Gruppen vergleichen. Team-Workshop anfragen
