Rechnungen aus drei Postfächern, PDFs im Anhang, Papierbelege auf dem Schreibtisch und ein Freigabeprozess, der vor allem aus Nachfragen besteht: In vielen Unternehmen ist die Rechnungsbearbeitung einer der größten Zeitfresser in der Verwaltung. Mit der E-Rechnungspflicht kommt ein zusätzlicher Anlass, den Ablauf neu aufzusetzen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die Rechnungsverarbeitung automatisieren – schrittweise, nachvollziehbar und mit klarer Verantwortung für die Freigabe.
Warum das Thema jetzt drängt: die E-Rechnungspflicht
Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Geschäft verpflichtend gemacht. Die Umstellung erfolgt in Stufen:
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Bis Ende 2026: Beim Versand dürfen noch Papier- und PDF-Rechnungen genutzt werden (andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers).
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung gilt für alle Unternehmen.
Als E-Rechnung gilt nur ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931 – etwa XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML). Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung mehr. Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen praktischen Überblick (Stand: September 2026) und ersetzt keine steuerliche Beratung. Klären Sie Details mit Ihrer Steuerberatung.
Die gute Nachricht: Strukturierte Rechnungsdaten sind ideal für Automatisierung. Wer die Umstellung ohnehin angehen muss, kann den gesamten Prozess dahinter gleich mit verbessern.
Schritt 1: Den Ist-Prozess verstehen
Bevor eine Zeile automatisiert wird, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf den heutigen Ablauf. Beantworten Sie gemeinsam mit den Beteiligten:
- Über welche Kanäle kommen Rechnungen herein – E-Mail, Post, Lieferantenportale?
- Wer prüft sachlich (Leistung erhalten?) und wer rechnerisch (Beträge, Steuer, Bankdaten)?
- Wo warten Rechnungen am längsten – und warum?
- Welche Ausnahmen kommen regelmäßig vor: Gutschriften, Teilrechnungen, fehlende Bestellnummern?
Zeichnen Sie den Ablauf einmal vollständig auf, inklusive Übergaben. Meist zeigt sich schnell, dass nicht das Abtippen das größte Problem ist, sondern das Suchen, Nachfragen und Warten.
Schritt 2: Belegerfassung mit KI
Für die Erfassung gibt es heute zwei Wege, die sich gut kombinieren lassen:
E-Rechnungen direkt auslesen
XRechnung und ZUGFeRD enthalten die Rechnungsdaten bereits maschinenlesbar. Sie müssen nicht „erkannt“, sondern nur korrekt übernommen und validiert werden. Wichtig ist, dass Ihr System den strukturierten Teil als maßgeblich behandelt und ihn für Menschen lesbar darstellt.
PDFs und Papierbelege mit KI verarbeiten
Für alle Rechnungen, die (noch) nicht strukturiert eintreffen, kann KI Angaben wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersätze aus dem Dokument auslesen. Moderne Modelle kommen auch mit wechselnden Layouts zurecht. Entscheidend ist ein Plausibilitätscheck: Stimmen Netto, Steuer und Brutto? Ist die Bankverbindung bekannt? Gibt es die Bestellung?
Ist ein Wert unsicher, markiert der Ablauf die Rechnung zur Prüfung, statt zu raten. Genau diese Kombination aus KI und festen Regeln macht die Automatisierung verlässlich.
Schritt 3: Freigabe-Workflows automatisieren
Hier liegt oft das größte Potenzial. Ein guter Freigabe-Workflow:
- ordnet die Rechnung automatisch der zuständigen Person zu – nach Kostenstelle, Lieferant oder Betrag,
- erinnert freundlich, wenn eine Freigabe liegen bleibt,
- eskaliert nach festgelegter Zeit an eine Vertretung,
- dokumentiert jede Entscheidung nachvollziehbar.
Wichtig: Die finanzielle Freigabe bleibt bei Ihnen. Die Automatisierung bereitet vor, sortiert und erinnert – die Entscheidung trifft ein Mensch. Das ist nicht nur sicherer, sondern erhöht auch die Akzeptanz im Team.
Schritt 4: Anbindung an die Buchhaltung
Freigegebene Rechnungen sollen ohne erneutes Abtippen in Ihrer Buchhaltung oder bei Ihrer Steuerberatung ankommen. Typische Wege sind Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware, ein strukturierter Export oder die Übergabe an bestehende Belegportale.
Denken Sie dabei an die Archivierung: Die E-Rechnung muss im Originalformat revisionssicher aufbewahrt werden, also inklusive der XML-Datei. Rechnungen gelten als Buchungsbelege; die Aufbewahrungsfrist dafür wurde 2025 auf acht Jahre verkürzt. Die Grundsätze der GoBD gelten weiterhin.
Stolperfallen, die Sie vermeiden sollten
- Nur das Format umstellen: Wer XRechnung empfangen kann, den Ablauf dahinter aber unverändert lässt, verschenkt den größten Teil des Nutzens.
- Ausnahmen ignorieren: Gutschriften, Anzahlungen und Rechnungen ohne Bestellbezug brauchen einen eigenen, klaren Weg.
- Zu viel auf einmal: Starten Sie mit einem Rechnungskanal oder einer Lieferantengruppe und erweitern Sie danach.
- Keine Kennzahlen: Messen Sie vorher, wie lange eine Rechnung vom Eingang bis zur Freigabe braucht – nur so sehen Sie später den Effekt.
- Verantwortung unklar: Legen Sie fest, wer Ausnahmen bearbeitet und wer den Ablauf fachlich betreut.
Häufige Fragen
Reicht es, E-Rechnungen als PDF auszudrucken und wie bisher zu bearbeiten?
Nein. Die E-Rechnung muss im Originalformat aufbewahrt werden. Ausdrucken und manuell weiterbearbeiten verschenkt außerdem den Vorteil der strukturierten Daten.
Brauchen wir dafür eine neue Buchhaltungssoftware?
Nicht zwingend. Häufig lassen sich bestehende Systeme um Empfang, Validierung und Freigabe ergänzen. Was sinnvoll ist, hängt von Ihrer Systemlandschaft ab.
Wie schnell lässt sich ein erster Ablauf automatisieren?
Das hängt von Umfang und Schnittstellen ab. Bewährt hat sich ein klar begrenzter Pilot – etwa ein Postfach oder eine Lieferantengruppe – mit vorher festgelegten Kennzahlen.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist mehr als eine Formatfrage. Sie ist ein guter Anlass, den gesamten Rechnungsprozess zu vereinfachen: Erfassung automatisieren, Freigaben klar steuern, Buchhaltung sauber anbinden. Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigen wir unter Anwendungsfälle: Rechnungsverarbeitung. Wenn Sie Ihren Rechnungsprozess konkret besprechen möchten, schreiben Sie uns – oder lesen Sie, wie wir KI-Agenten und Automatisierungen umsetzen.
