Zwei Angebote für den Rechnungseingang liegen auf dem Tisch: Eines nennt einen Festpreis pro Workflow, das andere einen Aufwand mit Kostendeckelung. Doch wer bearbeitet Rechnungen mit fehlenden Angaben, wer gibt Zahlungen frei und wer kümmert sich nach dem Start um Fehler? Wenn Sie die Rechnungsverarbeitung automatisieren möchten, vergleichen Sie deshalb nicht zuerst den Angebotspreis, sondern denselben Prozessumfang einschließlich Ausnahmen und Betrieb. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Angebote dafür vergleichbar machen.
Schritt 1: Den Vergleichsumfang festlegen
Fordern Sie von beiden Anbietern eine Beschreibung desselben Start- und Endpunkts an. „Rechnungseingang automatisieren“ kann lediglich das Erfassen eines Belegs meinen oder auch dessen Prüfung, Weiterleitung und Übergabe an einen nachgelagerten Prozess. Ohne diese Abgrenzung sind Preise nicht vergleichbar. Wenn noch offen ist, ob der Rechnungseingang überhaupt der geeignete Einstieg ist, hilft die Einordnung als möglicher erster Pilot.
- Eingang: Welche Belege und Eingangskanäle gehören zum vereinbarten Umfang, welche nicht?
- Prüfung: Welche Angaben werden erfasst oder abgeglichen, und wann muss ein Mensch entscheiden?
- Übergabe: Wo endet die Automatisierung, und wer übernimmt den nächsten Arbeitsschritt?
- Abnahme: An welchen vereinbarten Beispielfällen wird geprüft, ob der angebotene Umfang funktioniert?
Stellen Sie den Anbietern dieselben Beispielfälle und lassen Sie sie Leistungsgrenzen schriftlich benennen. So erkennen Sie, ob ein günstigeres Angebot tatsächlich denselben Teil der Belegverarbeitung automatisiert. Für die Abstimmung von Prozess und Zuständigkeiten können Sie sich auch am beschriebenen Vorgehen von Remoteplatz orientieren.
Schritt 2: Ausnahmen und Freigaben sichtbar machen
Der entscheidende Vergleichspunkt ist nicht nur, was bei einem eindeutigen Beleg passiert. Fragen Sie nach dem Weg für fehlende Angaben, unklare Zuordnung, abweichende Beträge und Belege, die sich nicht zuverlässig verarbeiten lassen. Für jeden Fall sollte das Angebot festhalten, wer benachrichtigt wird, welche Informationen zur Entscheidung vorliegen und wie die Bearbeitung anschließend weitergeht.
Wenn Sie auch die Rechnungsfreigabe automatisieren möchten, trennen Sie automatische Vorbereitung und finanzielle Entscheidung. Legen Sie fest, wer eine Rechnung prüfen oder freigeben darf und was bei Abwesenheit oder Ablehnung geschieht. Eine Automatisierung mit menschlichen Freigaben kann Arbeitsschritte vorbereiten; sie ersetzt nicht stillschweigend die von Ihrem Unternehmen vorgegebenen Zuständigkeiten.
- Ausnahme erkennen: Welche Fälle werden aus der automatischen Bearbeitung ausgeleitet?
- Zuständigkeit klären: Wer prüft den Beleg, und wie wird der Fall zugewiesen?
- Freigabe festlegen: Welche Entscheidung bleibt bei einer berechtigten Person?
- Rückweg prüfen: Wie gelangt ein korrigierter oder freigegebener Fall zurück in den Prozess?
Hinweis: Freigabewege sowie rechtliche und steuerliche Anforderungen müssen anhand Ihrer internen Vorgaben und des konkreten Einsatzes fachlich geprüft werden (Stand: März 2026). Diese Darstellung ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Schritt 3: Einmalige Kosten und laufenden Betrieb trennen
Bitten Sie um zwei getrennte Kostenbilder: eines bis zur Abnahme und eines für die Zeit danach. Im ersten gehören Prozessklärung, Einrichtung, Prüfung der Beispielfälle und vereinbarte Korrekturen in den Vergleich. Im zweiten sollten Betreuung, Änderungen an Regeln oder Freigaben, die Bearbeitung technischer Störungen und externe Lizenz- oder Nutzungskosten erkennbar sein. Der Beitrag zu Kosten und Betrieb nach einem Pilot vertieft diese Trennung.
Die veröffentlichten Preisangaben von Remoteplatz nennen für KI-Automatisierung 85 € pro Stunde netto nach tatsächlichem Aufwand mit transparenter Kostendeckelung vor Start. Für KI-Prozess-Automatisierung werden 790 € bis 1.290 € netto pro Workflow als Festpreis genannt. Externe Lizenz- oder Nutzungskosten werden getrennt ausgewiesen; alle Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer. Diese Angaben ersetzen kein auf Ihren Rechnungsprozess bezogenes Angebot: Insbesondere muss geklärt werden, welcher Workflow und welcher Ausnahmeumfang enthalten sind.
Als Annahme, nicht als Kundenfall: Ein mittelständisches Unternehmen erhält zwei Angebote für den Rechnungseingang. Es verlangt von beiden Anbietern dieselben Beispielfälle, einschließlich einer Rechnung mit unklarer Zuordnung und einer finanziellen Freigabe. Erst danach lässt es sich getrennt ausweisen, welche Arbeit bis zur Abnahme enthalten ist, welche Ausnahmefälle intern liegen und wer spätere Änderungen betreut. Ohne diese Angaben wäre selbst ein identischer Angebotspreis kein Beleg für identischen Leistungsumfang.
Fragen Sie außerdem, welche Dokumentation und Übergabe nach der Abnahme vorgesehen sind. Ob und in welchem Umfang anschließende Betreuung und Weiterentwicklung beauftragt werden, ist eine eigene Entscheidung; laufende Unterstützung sollte nicht allein aus dem Umsetzungspreis abgeleitet werden.
Stolperfallen, die Sie vermeiden sollten
- Nur den Normalfall vergleichen: Ein sauber zuordenbarer Beleg zeigt nicht, wie viel interne Arbeit bei Ausnahmen verbleibt.
- Freigabe mit Verarbeitung verwechseln: Automatisches Erfassen oder Weiterleiten legt noch nicht fest, wer finanziell entscheiden darf.
- Unterschiedliche Endpunkte übersehen: Prüfen Sie, ob beide Angebote an derselben Stelle im Prozess enden.
- Folgekosten ausblenden: Klären Sie getrennt, wer Änderungen und Störungen bearbeitet und welche externen Kosten anfallen.
- Abnahme offenlassen: Vereinbaren Sie vor der Beauftragung Beispielfälle und erwartete Ergebnisse, auch für Ausnahmen.
Häufige Fragen
Müssen alle Ausnahmefälle vor der Beauftragung bekannt sein?
Nein. Sie sollten aber typische und geschäftlich relevante Fälle benennen und vereinbaren, wie neu auftretende Fälle bewertet, bearbeitet und gegebenenfalls zusätzlich beauftragt werden.
Woran erkenne ich, ob ein Festpreisangebot günstiger ist?
Erst wenn Workflow-Grenze, Ausnahmen, Freigaben, Abnahme und Betrieb vergleichbar beschrieben sind. Andernfalls können notwendige Arbeiten außerhalb des Festpreises liegen.
Was sollte intern geklärt sein, bevor Angebote eingeholt werden?
Bestimmen Sie eine fachlich verantwortliche Person, die vorgesehenen finanziellen Freigaben und Beispiele für normale und schwierige Belege. Damit können Anbieter denselben Prozess beurteilen.
Fazit
Ein belastbarer Angebotsvergleich macht sichtbar, was automatisiert wird, welche Ausnahmen Menschen bearbeiten, wer finanziell freigibt und welche Aufgaben nach der Abnahme bleiben. Die KI-Agenten und Automatisierungen von Remoteplatz verbinden Systeme und berücksichtigen klare Freigaben. Wenn Sie Ihren Rechnungseingang anhand dieser Fragen eingrenzen möchten, besprechen Sie Ihren Prozess mit uns.
Besprechen Sie, welche Belege, Ausnahmefälle und finanziellen Freigaben in Ihrem Rechnungsprozess berücksichtigt werden sollen. So lässt sich der Umfang einer möglichen Automatisierung gezielt eingrenzen. Prozess besprechen
