„Brauchen wir jetzt einen KI-Führerschein?“ Diese Frage hören wir seit Anfang 2025 immer wieder. Hintergrund ist Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung (EU AI Act). Er verpflichtet Unternehmen, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu sorgen. Was genau dahintersteckt, wen die sogenannte KI-Schulungspflicht betrifft und wie Sie sie pragmatisch umsetzen, erklärt dieser Beitrag.
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen praktischen Überblick (Stand: September 2026) und ist keine Rechtsberatung. Für verbindliche Einschätzungen wenden Sie sich an qualifizierte Fachleute.
Was Artikel 4 verlangt
Die KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) ist am 1. August 2024 in Kraft getreten. Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025. Sinngemäß verlangt er: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen.
Dabei sollen berücksichtigt werden:
- die technischen Kenntnisse, die Erfahrung, die Ausbildung und Schulung der Personen,
- der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden,
- die Personen oder Gruppen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden.
KI-Kompetenz meint laut Verordnung die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen und Risiken sowie möglicher Schäden bewusst zu sein. Es geht also nicht um Programmierkenntnisse, sondern um einen sicheren, kritischen Umgang im Arbeitsalltag.
Wen es betrifft
Kurz gesagt: fast jedes Unternehmen, in dem mit KI gearbeitet wird. „Betreiber“ im Sinne der Verordnung ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet. Das gilt auch dann, wenn Sie das System nicht selbst entwickelt haben – etwa wenn Ihr Team Chat-Assistenten, KI-Funktionen in Office- oder Workspace-Anwendungen oder KI-gestützte Fachsoftware nutzt.
Erfasst sind nicht nur Festangestellte, sondern auch Personen, die in Ihrem Auftrag mit KI arbeiten, zum Beispiel Freelancer:innen oder externe Dienstleister. Die Unternehmensgröße spielt für die Pflicht selbst keine Rolle – wohl aber für den angemessenen Umfang der Maßnahmen.
Wie man KI-Kompetenz aufbaut
Die Verordnung schreibt kein bestimmtes Format vor. Bewährt hat sich ein Vorgehen in vier Schritten:
- Bestandsaufnahme: Welche KI-Tools werden genutzt – offiziell und inoffiziell? Wer nutzt sie wofür?
- Rollen unterscheiden: Eine Sachbearbeiterin, die Texte entwirft, braucht andere Kenntnisse als ein Team, das KI-Ergebnisse für Kundenentscheidungen verwendet.
- Praxisnah schulen: Mit den Werkzeugen, die tatsächlich im Einsatz sind, und mit Aufgaben aus dem eigenen Alltag – inklusive Ergebnisprüfung und Umgang mit vertraulichen Daten.
- Regeln festlegen: Eine verständliche KI-Nutzungsrichtlinie klärt, welche Tools freigegeben sind, welche Daten nicht hineingehören und wer bei Fragen hilft.
Was eine gute Schulung ausmacht
Ein einmaliges Überblicks-Webinar reicht selten. Wirksamer sind kurze, rollenbezogene Formate, in denen Mitarbeiter:innen selbst üben: gute Aufgabenstellungen formulieren, Ergebnisse auf Fehler und fehlende Quellen prüfen, sensible Informationen erkennen. Ergänzend helfen Vorlagen und ein:e feste:r Ansprechpartner:in.
Dokumentation: Was Sie festhalten sollten
Ein bestimmter Nachweis ist in Artikel 4 nicht vorgeschrieben. Nach den Fragen und Antworten der EU-Kommission zur KI-Kompetenz ist insbesondere kein Zertifikat erforderlich; eine interne Dokumentation der Maßnahmen genügt. Sinnvoll sind zum Beispiel:
- eine Übersicht der eingesetzten KI-Systeme und ihrer Einsatzzwecke,
- Inhalte, Termine und Teilnehmer:innen der Schulungen,
- Ihre KI-Nutzungsrichtlinie inklusive Stand und Verantwortlichen,
- geplante Auffrischungen, etwa bei neuen Tools oder Funktionen.
Das hilft nicht nur bei Rückfragen, sondern schafft auch intern Klarheit.
Häufige Irrtümer
- „Wir brauchen ein Pflicht-Zertifikat.“ Nein. Entscheidend sind angemessene Maßnahmen, nicht ein bestimmtes Zertifikat. Anbieter, die mit „AI-Act-konformen Zertifikaten“ werben, versprechen mehr, als die Verordnung verlangt.
- „Das betrifft nur Entwickler:innen von KI.“ Nein. Auch Unternehmen, die fertige KI-Tools nutzen, sind als Betreiber erfasst.
- „Einmal schulen reicht.“ KI-Werkzeuge ändern sich schnell. Planen Sie regelmäßige, kurze Auffrischungen ein.
- „Private Accounts sind Privatsache.“ Werden private KI-Zugänge für berufliche Aufgaben genutzt, betrifft das sowohl die KI-Kompetenz als auch den Datenschutz. Klare Regeln sind hier besonders wichtig.
- „Die Regeln stehen fest.“ Die EU hat Ende 2025 im Rahmen des sogenannten Digital-Omnibus Anpassungen am AI Act vorgeschlagen, die auch Artikel 4 betreffen. Verfolgen Sie den aktuellen Stand – an der praktischen Notwendigkeit, KI sicher zu nutzen, ändert das nichts.
Häufige Fragen
Gilt die KI-Schulungspflicht auch für kleine Unternehmen?
Ja. Die Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Der Umfang der Maßnahmen richtet sich aber nach Einsatz und Risiko – ein kleines Team mit wenigen Tools braucht kein aufwendiges Programm.
Reicht ein E-Learning für alle?
Als Einstieg kann das helfen. Für einen sicheren Umgang im Alltag sind rollenbezogene Übungen mit den tatsächlich genutzten Tools in der Regel wirksamer.
Was passiert, wenn wir nichts tun?
Artikel 4 sieht keine eigene Bußgeldvorschrift vor. Fehlende KI-Kompetenz kann aber bei anderen Verstößen oder im Schadensfall eine Rolle spielen. Vor allem erhöht sie das Risiko von Fehlern und Datenpannen im Alltag.
Fazit
Artikel 4 verlangt keinen Papierberg, sondern gesunden Menschenverstand: Wer KI einsetzt, sorgt dafür, dass sein Team sie versteht und sicher nutzt. Mit einer Bestandsaufnahme, praxisnahen Schulungen, klaren Regeln und einer schlanken Dokumentation sind Sie gut aufgestellt. Wie unsere KI-Schulungen für Mitarbeiter:innen aufgebaut sind und wie wir Sie beim Thema KI & Datenschutz im Team unterstützen, lesen Sie auf den jeweiligen Seiten. Oder fragen Sie direkt einen Workshop an.
